Catering egyeztetése a rendezvény programjához

A rendezvény vendéglátását a programmal együtt érdemes megtervezni. A kávészünet hossza, a pultok helye és a kiszolgálás módja hatással van arra, hogy a résztvevők időben visszaérnek-e az előadásra. A megfelelő egyeztetés ezért a menü kiválasztásán túl a teljes vendégutat is érinti.

Készíts rövid leírást az eseményről: várható létszám, helyszín, program, érkezés és távozás. Jelezd, hogy teljes étkezést vagy rövidebb frissítést tervezel. A szolgáltató ezek alapján tud a tényleges feladathoz illő megoldást javasolni.

Az időrend határozza meg a kiszolgálás helyét

A programban jelöld azokat az időszakokat, amikor egyszerre sok vendég szeretne fogyasztani. Egy előadás utáni rövid szünet más kiszolgálást kívánhat, mint az elnyújtott vendégfogadás. Beszéljétek meg, hány ponton és milyen sorrendben lehet hozzáférni az ételekhez, italokhoz.

A helyszín bejárásakor nézzétek végig, hogyan jut a vendég a teremből a pultig, majd vissza. A sor ne akadályozza a többi program megközelítését. A tervezett elrendezést a helyszín illetékes felelőse is egyeztesse. Ha a program csúszik, legyen világos, ki értesíti a catering csapatát az új időpontról.

A létszámnak legyen állapota és határideje

Különítsd el a meghívottak, a visszajelzett résztvevők és a végleges megrendelési létszám fogalmát. Ezek eltérő számok lehetnek. A szolgáltatóval rögzítsétek, mikor kell végleges adatot adni, és hogyan kezelhető egy későbbi változás. A közölt szám mellé mindig kerüljön dátum.

A vendégeken kívül egyeztesd a fellépők, előadók és helyszíni munkatársak ellátását is. Az ő szünetük eltérhet a közönség programjától. Egy elképzelt konferencián például a technikai csapat a vendégek ebédidejében is dolgozhat, ezért a saját étkezésükhöz külön, előre megbeszélt idősávra lehet szükség.

A jelzett igényeket pontosan add tovább

A résztvevők számára legyen egyértelmű, hogyan jelezhetik az étkezéssel kapcsolatos igényeiket. A beérkező kéréseket a szolgáltatóval egyeztesd, és a visszaigazolt lehetőséget közöld a vendéggel. A fogások összetételére vagy egy kérés teljesíthetőségére vonatkozó választ a vendéglátás felelőse adja meg.

Az ételallergiával kapcsolatos kérdéseket is közvetlenül az erre felkészült szolgáltatói kapcsolattartóhoz irányítsd. Szervezőként a pontos információátadást és az elérhető segítséget biztosítsd. A helyszínen legyen ismert, kitől kérdezhet a vendég, és milyen jelölést használ a szolgáltató. A csapat minden tagja ugyanazt a jóváhagyott tájékoztatást adja tovább.

Tisztázd a helyszíni feltételeket és felelősségeket

A bepakolás ideje, a munkaterület és az eszközök használata kerüljön a helyszíni tervbe. Beszéljétek meg, mi érkezik a szolgáltatótól, és mit biztosít a helyszín. Az asztalok, terítékek és tájékoztató feliratok felelőse így már az előkészítéskor azonosítható.

A kiszolgálás után szükséges feladatokra is jusson idő. Legyen világos, ki végzi a leszedést és a terület átadását, illetve mikor kezdődhet a bontás. A program közben használt terek rendjét a helyszínnel együtt tervezzétek meg. A szolgáltatói érkezések egyeztetése segít elkerülni, hogy több csapat ugyanakkor igényelje ugyanazt a bejáratot.

A végleges egyeztetés egy közös lapon szerepeljen

A megrendelés végén foglald össze a létszámot, a menüt, a kiszolgálási időket és a kapcsolattartókat. A nyitott kérdéseket külön jelöld, felelőssel és válaszadási idővel. Az eseménynapon a változást ugyanaz a kijelölt személy hagyja jóvá és továbbítsa.

Az értékelésben a vendégészrevételek mellett a szolgáltató tapasztalatait is kérd el. A sorok kialakulása, a szünetek tényleges hossza és az átadott információk pontossága használható alap a következő rendezvény tervezéséhez.