Kiállítók tájékoztatása és koordinációja a rendezvényen

A kiállító számára a rendezvény jóval a vendégnyitás előtt elkezdődik. Eszközöket hoz, megtalálja a standját, felépíti a bemutatót, és felkészül az érdeklődőkre. A szervező akkor segít érdemben, ha ehhez időben ad pontos, követhető információt.

A kiállítói tájékoztatót a tényleges munkamenet szerint építsd fel. Az érkezés, a stand előkészítése, a nyitvatartás és a bontás kapjon külön részt. A dokumentum elején szerepeljen a rendezvény neve, a verzió dátuma és az a kapcsolattartó, aki a felmerülő kérdéseket kezeli.

Az érkezési útvonal legyen kipróbálható

Add meg a bepakoláshoz használható bejáratot és az érkezési idősávot. Ha ez eltér a vendégbejárattól, külön jelezd. A helyszínnel egyeztesd a rakodás módját, a várakozás helyét és a járművek mozgását. A kiállító ebből tudja megszervezni a saját érkezését.

Kérd be előre a szállítmány méreteire vagy különleges mozgatására vonatkozó lényeges információt. A helyszín illetékes felelőse ellenőrizze, hogy a tervezett útvonal használható-e. Ha egyszerre sok partner érkezik, osszátok be az idősávokat. Az érkező csapatnak legyen kit felhívnia, ha a bejáratot vagy a kijelölt helyet nem találja.

A standhelyhez egyértelmű azonosító tartozzon

A kiállító kapjon alaprajzot a saját standjával, azonosítójával és a hozzáféréshez szükséges információkkal. A helyszíni jelölés ugyanazt a számozást használja. A tervből derüljön ki, mi áll rendelkezésére, és mely elemeket kell saját magának biztosítania.

Egy elképzelt szakmai vásáron például a partner asztalt és meghatározott hátteret kap, a bemutatóeszközt pedig ő hozza. Ezt tételesen írjátok le. Az árammal, hálózattal vagy egyéb technikai csatlakozással kapcsolatos igényeket az illetékes szolgáltatóval egyeztessétek. A szervezői listában minden nyitott kérdéshez kapcsolattartó és válaszadási idő szerepeljen.

A leadandó információkat egy helyen kérd be

Gyűjtsd össze, mi kell a rendezvény kommunikációjához: cégnév, bemutatkozás, logó, megjelenő termékek és kapcsolattartó. A programfüzet, a honlap és a helyszíni felirat ugyanabból a jóváhagyott adatból készüljön. A tartalmi ellenőrzéshez világos határidőt adj.

Ha a kiállító bemutatót tart, kérd el a témát és a tervezett időtartamot. Egyeztessétek, hol gyűlhetnek össze az érdeklődők, és hogyan kapcsolódik a bemutató a többi programhoz. A központi színpadon tartott előadás és a standnál zajló demonstráció eltérő szervezést igényelhet. A végleges programot minden érintett kapja meg.

A helyszíni segítségnek legyen gazdája

A nyitás előtt egy kijelölt munkatárs járja végig a kiállítói területet. Ellenőrizze, hogy a partnerek a megfelelő helyre kerültek, megkapták az egyeztetett elemeket, és ismerik a napi programot. A technikai problémát közvetlenül a megfelelő szakemberhez továbbítsa.

A kiállító tudja, kitől kérhet szervezési segítséget napközben. A csapatban legyen tisztázott, ki engedélyezhet elhelyezési vagy időrendi változást. Egy váratlanul érkező új bemutatóelem ne módosítsa egyeztetés nélkül a szomszédos standok vagy a vendégforgalom feltételeit. A döntést és az érintettek tájékoztatását ugyanaz a felelős kövesse végig.

A bontást is előre egyeztesd

A tájékoztató pontosan jelölje, mikor kezdődhet a bontás és meddig kell átadni a területet. A járművek visszaérkezését a helyszínnel összehangolva szervezzétek. A vendégprogram végét, a csomagolást és a szállítást külön időpontként érdemes kezelni.

Az esemény után kérj rövid partneri visszajelzést a tájékoztatóról és a helyszíni működésről. A visszatérő kérdések megmutatják, melyik rész volt hiányos. A következő kiadásban ezekre adj pontosabb választ, és őrizd meg a bevált kapcsolattartási rendet is.