Kapcsolatépítési lehetőségek kialakítása rendezvényen

A rendezvényen a kapcsolatépítéshez idő, megfelelő hely és valamilyen közös beszélgetési alap szükséges. A vendégek egy része könnyen kezdeményez, másoknak segítséget ad egy konkrét téma vagy szervezett helyzet. A tervezésben mindkét részvételi módnak lehet helye. A cél az legyen, hogy az érdeklődők érthető keretek között találkozhassanak, és saját helyzetükhöz illően kapcsolódhassanak a programhoz.

A kapcsolat célját nevezd meg

Más beszélgetést szeretnétek létrehozni új partnerek között, mint egy vállalat különböző csapatai között. Írd le, milyen közös kérdés vagy lehetséges együttműködés adhat indokot a találkozásra. A programformát ehhez válaszd. Az általános „ismerkedjenek” cél mellé konkrétabb szervezői feladat kell, amelyet a meghívóban és a helyszínen is érthetően el lehet mondani.

A résztvevők előzetes kapcsolatait is vedd figyelembe. Egy régóta együtt dolgozó közösségben más téma indít beszélgetést, mint az első alkalommal találkozó vendégek között. Ha a közönség több szerepkörből áll, a közös feladat segíthet kapcsolódási pontot találni. A program ne feltételezze, hogy mindenki ugyanazt keresi vagy minden vendégnek ugyanúgy kell bemutatkoznia.

Adj konkrét beszélgetési kiindulópontot

Szervezhetsz témaasztalt, rövid páros egyeztetést vagy egy előadás utáni nyitott beszélgetést. A résztvevő tudja, mi a helyzet célja és meddig tart. Egy jól megfogalmazott kérdés segíthet elindulni, például milyen feladat megoldásához keres most új nézőpontot. A kérdés kapcsolódjon az esemény témájához, és hagyjon helyet különböző tapasztalatoknak.

Szemléltető helyzetben egy partnernapon külön asztalnál beszélgethetnek az előkészítésről és a megvalósításról érdeklődők. Az asztal témája legyen látható, és egy kijelölt házigazda segítse a kezdést. A vendég maga választhasson a számára releváns irányok közül. A forma akkor működőképes, ha a rendelkezésre álló tér és idő is illik a beszélgetéshez.

A tér és a program támogassa a találkozást

A kapcsolatépítési blokkot a helyszín adottságaival együtt tervezd. A vendégek tudjanak eligazodni a különböző programrészek között, és legyen érthető, hol folyhat beszélgetés. Az elrendezést a helyszín képviselőjével egyeztesd. A zene, a kiszolgálás és a párhuzamos program hatását is nézd meg a tényleges használat szempontjából.

Az időrendben hagyj valódi lehetőséget a kapcsolódásra. Ha minden szünetben kötelező feladat van, a kötetlen beszélgetés háttérbe szorulhat. Jelezd, mely program választható és mikor folytatódik a közös rész. A résztvevő így el tudja dönteni, szeretne-e bekapcsolódni egy szervezett helyzetbe, vagy más módon használja az adott időszakot.

A szervező segítsen eligazodni

A helyszíni csapat tudja, milyen témákhoz és programokhoz irányíthatja a vendégeket. Egy házigazda röviden bemutathatja egymásnak azokat, akik kapcsolódó kérdéssel érkeznek, ha a résztvevők ezt szeretnék. A bemutatás legyen tényszerű és visszafogott. Az emberek elérhetőségének megosztását az egyeztetett résztvevői és adatkezelési rend szerint kezeljétek.

A folytatáshoz adj világos lehetőséget

A rendezvény végén a vendégek tudják, hogyan érhetik el a megígért közös anyagot vagy a szervezőt. Ha a programhoz későbbi szakmai egyeztetés kapcsolódik, annak módját pontosan mondd el. A kapcsolatépítés eredményét a résztvevők saját döntései alakítják, ezért konkrét együttműködést vagy üzleti sikert ne ígérj pusztán a találkozási lehetőségből.

Az értékelésben kérdezhetsz arra, találtak-e releváns beszélgetési alkalmat és mi nehezítette a kapcsolódást. A válaszokból a programforma, a tér vagy a tájékoztatás javítható. A következő eseményhez a konkrét észrevételeket őrizd meg, a közönség összetételével együtt. Más résztvevői körnél a korábbi megoldást újra mérlegelni kell, a tényleges találkozási cél alapján.