Oktatóvideó új munkatársak első feladataihoz

Az új munkatárs az első napokban sok nevet, felületet és munkafolyamatot ismer meg. Egy rövid videóban később is visszanézheti egy adott feladat menetét. Az anyag akkor használható, ha az ő kiinduló helyzetéből indul, és pontosan megmutatja, mit kell tennie.

Az első videók témáját azokból a kérdésekből válaszd, amelyek a belépőknél rendszeresen felmerülnek. A belső kapcsolattartó megtalálása vagy egy egyszerű igénylés elindítása külön anyagot érdemelhet. A teljes vállalati működés bemutatását több kisebb egységre lehet bontani.

A belépő számára elvégezhető feladat kijelölése

Minden videóhoz írjatok egy konkrét célt. Például egy képzeletbeli belső rendszerben a munkatárs a végére meg tudja találni a saját csapatának közös dokumentumait. A célhoz tartozó előfeltételeket is rögzítsétek: kell-e már hozzáférés, jelszó vagy korábbi tájékoztatás. A videó ezeket a feltételeket röviden jelezheti.

A témákat azokkal a kollégákkal egyeztessétek, akik a belépők támogatásában részt vesznek. Ők tudják, mely lépéseknél akadnak el az új munkatársak, és milyen kifejezések ismeretlenek számukra. Egy korábbi belépő visszajelzése is segíthet abban, hogy a tartalom ne feltételezzen olyan tudást, amelyet még nem adtatok át.

Bemutató a tényleges felhasználói nézetből

A képernyős folyamatot olyan hozzáférési szinttel mutassátok meg, amely megfelel a nézőének. Ha az oktató több menüpontot lát, mint egy új munkatárs, az eltérés zavart okozhat. A felvételhez készítsetek megfelelő bemutatóadatokat, és ellenőrizzétek a képernyőn megjelenő neveket, értesítéseket és dokumentumokat.

A narráció a látható lépéseket kövesse. Mondja meg, hol járunk, milyen művelet következik, és miből ismerhető fel, hogy sikerült. Az első próbafelvételt nézzétek meg kis kijelzőn is, ha a munkatársak így fogják használni. A fontos feliratok és vezérlők legyenek jól felismerhetők.

A videó végén látható ellenőrzési pont

A néző kapjon támpontot arról, milyen állapotot kell látnia a feladat befejezésekor. Egy igénylésnél ez lehet a beküldött kérelem megjelenése a megfelelő listában. Egy dokumentum keresésénél a helyes mappa és fájlnév segíthet. A videóban ezt ugyanazzal a szóhasználattal mutassátok meg, amelyet a rendszerben is lát.

A gyakori elakadásokhoz külön rövid magyarázat tartozhat. Jelezzétek, hol kérhet segítséget, és milyen információt adjon meg hozzá. A videó nem helyettesíti a személyes beilleszkedést; a visszatérő feladatok bemutatásával egészíti ki a kijelölt mentor vagy kapcsolattartó munkáját.

Az elkészült anyagot egy olyan kolléga próbálja ki, aki a bemutatott folyamatot még nem ismeri. Figyeljétek meg, melyik pontnál kérdez vissza, és ott javítsátok a magyarázatot. A próba során a tényleges feladat elvégzése ad használható visszajelzést.

Frissítés a belső folyamat változásakor

Minden videónak legyen tartalmi felelőse és nyilvántartott ellenőrzési dátuma. Ha megváltozik egy felület vagy jóváhagyási lépés, ez alapján megtalálható, mely anyagokat kell újranézni. A kapcsolódó írásos útmutatók ugyanarra a folyamatra hivatkozzanak.

A videótárban a címek a feladatot nevezzék meg, például egy kérés elindítását vagy egy dokumentum megtalálását. A belépési programban jelezzétek, melyik anyagot mikor érdemes megnézni. A már elavult változat ne legyen összetéveszthető a jelenleg használttal, és a frissítésért felelős kolléga tudjon a csere szükségességéről.